Politique de Confidentialité

Dernière mise à jour : 2 août 2026

1. Introduction et responsable du traitement

Cette politique explique quelles données nous traitons, à quelles fins, avec quels prestataires et pendant combien de temps, conformément au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD).

L'éditeur du service Koaee est Ubnbee LLC, société à responsabilité limitée de droit de l'État du Delaware (États-Unis).

1.1 Deux rôles distincts, à ne pas confondre

Selon le traitement concerné, Ubnbee LLC n'intervient pas à la même place, et votre interlocuteur n'est pas le même :

• Nous sommes responsable du traitement pour les données de nos propres visiteurs et clients : navigation sur koaee.ai, démonstrations publiques, création de compte, facturation, échanges avec notre support. C'est nous qui décidons pourquoi et comment ces données sont traitées, et c'est à nous que vous adressez vos demandes.
• Nous sommes sous-traitant pour les données traitées par un assistant installé chez un client — les conversations de ses propres visiteurs. Le client décide de la finalité et des moyens ; nous n'agissons que sur ses instructions documentées, dans le cadre d'un accord de traitement conclu avec lui. Si vous êtes visiteur du site d'un client de Koaee, c'est à ce client qu'il faut adresser vos demandes d'accès, de rectification ou d'effacement : nous les lui transmettons sans y répondre nous-même.

Cette distinction n'est pas une formalité : elle détermine qui répond de quoi devant vous et devant les autorités. La présente politique décrit les traitements pour lesquels nous sommes responsable. Ceux où nous sommes sous-traitant sont régis par l'accord conclu avec le client concerné, et décrits dans la politique de confidentialité de ce client.

2. Données Collectées

2.1 Données collectées automatiquement

• Adresse IP
• Type et version du navigateur
• Système d'exploitation
• Pages visitées et durée de visite
• Date et heure d'accès
• URL de référence

2.2 Données fournies volontairement

• Vos messages écrits à l'assistant
• Votre voix, uniquement si vous utilisez le micro (voir §9 : l'enregistrement est supprimé dès la fin du traitement)
• Préférence de langue
• Coordonnées que vous nous laissez volontairement (demande de contact, devis)
• Informations de compte et de facturation, si vous souscrivez une offre

3. Cookies

Les seuls cookies utilisés sont fonctionnels :

• Préférence de langue (koaee_lang) — mémorise la langue que vous avez choisie. Exempté de consentement.
• Cookie de session — uniquement dans l'espace client, après connexion, pour vous maintenir authentifié. Il disparaît à la fermeture du navigateur.

Si nous mettions un jour en place une mesure d'audience, elle serait précédée d'un bandeau de consentement, et cette page serait mise à jour au préalable.

4. Sous-traitants

Nous ne pouvons pas fournir le service seuls. Voici la liste complète des prestataires qui traitent des données pour notre compte, et ce que chacun reçoit :

• IONOS SE (Allemagne, serveurs en France) — hébergement. Reçoit l'ensemble des données du service.
• Mistral AI SAS (France) — modèle de langage. Reçoit le contenu de vos conversations écrites, pour générer la réponse. Reçoit également le texte des réponses lues à voix haute en français et en anglais (synthèse vocale).
• OpenAI (États-Unis) — transcription vocale, uniquement si vous utilisez le micro. Reçoit votre enregistrement audio.
• Google LLC (États-Unis) — synthèse vocale dans les langues autres que le français et l'anglais. Reçoit le texte des réponses lues à voix haute.
• Stripe Payments Europe Ltd (Irlande) et Stripe, Inc. (États-Unis) — paiement. Reçoit vos données de facturation ; nous ne voyons jamais votre numéro de carte.
• Heinlein Support GmbH / mailbox.org (Allemagne) — messagerie. Reçoit les e-mails échangés avec nous.
• DeepL SE (Allemagne) — traduction des contenus de nos clients professionnels. Ne reçoit aucune donnée de visiteur.

Chacun est lié par un accord de traitement (DPA). Cette liste est tenue à jour : si nous changeons de prestataire, cette page change avec lui.

5. Ressources chargées par votre navigateur

Certaines pages chargent des polices, des icônes ou des images depuis des serveurs tiers. Du seul fait de l'affichage de la page, ces tiers reçoivent votre adresse IP et le type de votre navigateur :

• Google Fonts (Google LLC, États-Unis) — polices de caractères
• cdnjs (Cloudflare, Inc., États-Unis) — bibliothèque d'icônes
• jsDelivr — bibliothèque de mise en page
• Unsplash (États-Unis) — certaines illustrations de nos pages de démonstration

Ces ressources ne déposent aucun cookie et ne servent à aucun suivi de notre part. Nous travaillons à les héberger nous-mêmes pour supprimer ces connexions.

6. Finalité du Traitement

Nous utilisons vos données pour :

• Répondre à vos questions via l'assistant conversationnel
• Transcrire votre voix, si vous choisissez de parler plutôt que d'écrire
• Traiter votre demande de contact ou votre commande
• Assurer la sécurité du service et prévenir les abus (limitation de débit, anti-robot)
• Respecter nos obligations légales et comptables

7. Base Légale du Traitement

Nous traitons vos données sur les bases légales suivantes :

• Exécution d'un contrat : pour fournir le service que vous demandez (répondre, transcrire votre voix, traiter une commande)
• Intérêt légitime : pour la sécurité du service et la prévention des abus
• Consentement : pour l'usage du micro, que vous déclenchez vous-même et pouvez cesser à tout moment
• Obligations légales : pour la facturation et la comptabilité

8. Partage des Données

Vos données ne sont partagées qu'avec les sous-traitants listés au §4, et uniquement dans la mesure nécessaire à l'exécution du service. Il n'y a pas d'autre destinataire.

Nous ne vendons jamais vos données personnelles et nous ne les communiquons à aucun tiers à des fins publicitaires. Chaque sous-traitant est lié par un accord de traitement lui interdisant d'utiliser vos données pour son propre compte.

Nous pouvons être tenus de communiquer des données sur réquisition d'une autorité judiciaire compétente.

9. Durée de Conservation

• Enregistrements audio : supprimés à la fin de la requête
• Conversations écrites : non conservées dans nos bases applicatives au-delà de la session en cours
• Journaux techniques (horodatage, adresse IP, code de réponse) : 12 mois maximum
• Cookies fonctionnels : 13 mois maximum pour la préférence de langue, durée de la session pour le cookie de connexion
• Données de compte et de facturation : jusqu'à la suppression du compte, puis conservation des pièces comptables pour la durée légale applicable

10. Vos Droits

Conformément au RGPD, vous disposez des droits suivants :

Pour exercer ces droits, écrivez-nous à l'adresse indiquée au §14. Nous répondons dans un délai d'un mois. Aucune justification ne vous sera demandée au-delà de ce qui est nécessaire pour vérifier votre identité.

11. Sécurité

Nous mettons en œuvre des mesures de sécurité techniques et organisationnelles appropriées pour protéger vos données contre tout accès non autorisé, modification, divulgation ou destruction :

• Chiffrement SSL/TLS pour toutes les communications
• Authentification sécurisée
• Sauvegardes régulières
• Contrôle d'accès strict aux données
• Surveillance continue de la sécurité

12. Transferts Internationaux

L'hébergement et le traitement de vos conversations écrites ont lieu dans l'Union européenne (IONOS en France, Mistral AI en France).

Trois traitements font intervenir des prestataires établis aux États-Unis :

• la transcription vocale (OpenAI), si vous utilisez le micro ;
• la synthèse vocale (Google), pour lire les réponses à voix haute ;
• le paiement (Stripe), pour les clients professionnels.

Ces transferts s'appuient sur les clauses contractuelles types de la Commission européenne et, le cas échéant, sur la certification des prestataires au EU-US Data Privacy Framework. Si vous préférez qu'aucune donnée ne quitte l'Union européenne, n'utilisez pas la fonction vocale : la conversation écrite reste intégralement traitée en Europe.

13. Modifications

Nous pouvons mettre à jour cette politique de confidentialité de temps en temps. La date de dernière mise à jour est indiquée en haut de cette page. Nous vous encourageons à consulter régulièrement cette page pour rester informé de nos pratiques.

14. Contact et Réclamations