Datenschutzrichtlinie

Letzte Aktualisierung: 2. August 2026

1. Einleitung und Verantwortlicher der Verarbeitung

Diese Richtlinie erläutert, welche Daten wir zu welchen Zwecken, mit welchen Dienstleistern und über welchen Zeitraum verarbeiten, in Übereinstimmung mit der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).

Betreiber des Koaee-Dienstes ist Ubnbee LLC, eine Gesellschaft mit beschränkter Haftung nach dem Recht des Bundesstaates Delaware (USA).

1.1 Zwei getrennte Rollen, die nicht zu verwechseln sind

Je nach betroffener Verarbeitung tritt Ubnbee LLC nicht in derselben Funktion auf, und Ihr Ansprechpartner ist nicht derselbe:

• Wir sind Verantwortlicher der Verarbeitung für die Daten unserer eigenen Besucher und Kunden: Navigation auf koaee.ai, öffentliche Demonstrationen, Kontoerstellung, Rechnungsstellung, Austausch mit unserem Support. Wir entscheiden, warum und wie diese Daten verarbeitet werden, und an uns richten Sie Ihre Anfragen.
• Wir sind Auftragsverarbeiter für die Daten, die von einem beim Kunden installierten Assistenten verarbeitet werden – die Gespräche seiner eigenen Besucher. Der Kunde entscheidet über Zweck und Mittel; wir handeln ausschließlich nach seinen dokumentierten Anweisungen, im Rahmen einer mit ihm geschlossenen Auftragsverarbeitungsvereinbarung. Wenn Sie Besucher der Website eines Koaee-Kunden sind, müssen Sie Ihre Anfragen auf Auskunft, Berichtigung oder Löschung an diesen Kunden richten: Wir leiten sie an ihn weiter, ohne selbst darauf zu antworten.

Diese Unterscheidung ist keine Formalität: Sie bestimmt, wer Ihnen und den Behörden gegenüber wofür verantwortlich ist. Die vorliegende Richtlinie beschreibt die Verarbeitungen, für die wir Verantwortlicher sind. Jene, bei denen wir Auftragsverarbeiter sind, unterliegen der mit dem betreffenden Kunden geschlossenen Vereinbarung und werden in dessen Datenschutzrichtlinie beschrieben.

2. Erhobene Daten

2.1 Automatisch erhobene Daten

• IP-Adresse
• Browsertyp und -version
• Betriebssystem
• Besuchte Seiten und Verweildauer
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs
• Referrer-URL

2.2 Freiwillig bereitgestellte Daten

• Ihre schriftlichen Nachrichten an den Assistenten
• Ihre Stimme, ausschließlich wenn Sie das Mikrofon verwenden (siehe §9: die Aufnahme wird unmittelbar nach Abschluss der Verarbeitung gelöscht)
• Sprachpräferenz
• Kontaktdaten, die Sie uns freiwillig hinterlassen (Kontaktanfrage, Angebot)
• Konto- und Rechnungsdaten, falls Sie ein Angebot abschließen

3. Cookies

Die einzigen verwendeten Cookies sind funktional:

• Sprachpräferenz (koaee_lang) – speichert die Sprache, die Sie gewählt haben. Von der Einwilligung ausgenommen.
• Session-Cookie – ausschließlich im Kundenbereich, nach der Anmeldung, um Sie authentifiziert zu halten. Es verschwindet beim Schließen des Browsers.

Sollten wir eines Tages eine Reichweitenmessung einführen, würde ihr ein Einwilligungsbanner vorausgehen, und diese Seite würde zuvor aktualisiert.

4. Auftragsverarbeiter

Wir können den Dienst nicht allein erbringen. Hier die vollständige Liste der Dienstleister, die Daten in unserem Auftrag verarbeiten, und was jeder von ihnen erhält:

• IONOS SE (Deutschland, Server in Frankreich) – Hosting. Erhält sämtliche Daten des Dienstes.
• Mistral AI SAS (Frankreich) — Sprachmodell. Erhält den Inhalt Ihrer schriftlichen Konversationen, um die Antwort zu generieren. Erhält außerdem den Text der laut vorgelesenen Antworten auf Französisch und Englisch (Sprachsynthese).
• OpenAI (USA) – Sprachtranskription, ausschließlich wenn Sie das Mikrofon verwenden. Erhält Ihre Audioaufnahme.
• Google LLC (USA) — Sprachsynthese in anderen Sprachen als Französisch und Englisch. Erhält den Text der laut vorgelesenen Antworten.
• Stripe Payments Europe Ltd (Irland) und Stripe, Inc. (USA) – Zahlung. Erhält Ihre Rechnungsdaten; wir sehen niemals Ihre Kartennummer.
• Heinlein Support GmbH / mailbox.org (Deutschland) — E-Mail-Dienst. Empfängt die mit uns ausgetauschten E-Mails.
• DeepL SE (Deutschland) — Übersetzung der Inhalte unserer Geschäftskunden. Erhält keinerlei Besucherdaten.

Jeder ist durch einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) gebunden. Diese Liste wird aktuell gehalten: Wenn wir den Dienstleister wechseln, ändert sich diese Seite mit ihm.

5. Von Ihrem Browser geladene Ressourcen

Einige Seiten laden Schriften, Symbole oder Bilder von Servern Dritter. Allein durch die Anzeige der Seite erhalten diese Dritten Ihre IP-Adresse und Ihren Browsertyp:

• Google Fonts (Google LLC, USA) — Schriftarten
• cdnjs (Cloudflare, Inc., USA) — Symbolbibliothek
• jsDelivr — Layout-Bibliothek
• Unsplash (USA) — einige Illustrationen unserer Demonstrationsseiten

Diese Ressourcen setzen keine Cookies und dienen keinerlei Tracking unsererseits. Wir arbeiten daran, sie selbst zu hosten, um diese Verbindungen zu entfernen.

6. Zweck der Verarbeitung

Wir verwenden Ihre Daten, um:

• Ihre Fragen über den Konversationsassistenten zu beantworten
• Ihre Stimme zu transkribieren, wenn Sie lieber sprechen als schreiben
• Ihre Kontaktanfrage oder Ihre Bestellung zu bearbeiten
• Die Sicherheit des Dienstes zu gewährleisten und Missbrauch vorzubeugen (Ratenbegrenzung, Bot-Schutz)
• Unsere gesetzlichen und buchhalterischen Pflichten zu erfüllen

7. Rechtsgrundlage der Verarbeitung

Wir verarbeiten Ihre Daten auf folgenden Rechtsgrundlagen:

• Vertragserfüllung: um den von Ihnen angeforderten Dienst zu erbringen (antworten, Ihre Stimme transkribieren, eine Bestellung bearbeiten)
• Berechtigtes Interesse: für die Sicherheit des Dienstes und die Missbrauchsprävention
• Einwilligung: für die Nutzung des Mikrofons, die Sie selbst auslösen und jederzeit beenden können
• Gesetzliche Pflichten: für Rechnungsstellung und Buchhaltung

8. Weitergabe der Daten

Ihre Daten werden nur an die in §4 aufgeführten Auftragsverarbeiter weitergegeben, und nur in dem für die Erbringung des Dienstes erforderlichen Umfang. Es gibt keinen weiteren Empfänger.

Wir verkaufen Ihre personenbezogenen Daten niemals und geben sie zu Werbezwecken an keinen Dritten weiter. Jeder Auftragsverarbeiter ist durch einen Auftragsverarbeitungsvertrag gebunden, der ihm die Nutzung Ihrer Daten für eigene Zwecke untersagt.

Wir können verpflichtet sein, Daten auf Anforderung einer zuständigen Justizbehörde herauszugeben.

9. Speicherdauer

• Audioaufnahmen: gelöscht am Ende der Anfrage
• Schriftliche Gespräche: nicht in unseren Anwendungsdatenbanken über die laufende Sitzung hinaus aufbewahrt
• Technische Protokolle (Zeitstempel, IP-Adresse, Antwortcode): maximal 12 Monate
• Funktionale Cookies: maximal 13 Monate für die Spracheinstellung, Sitzungsdauer für das Anmelde-Cookie
• Konto- und Rechnungsdaten: bis zur Löschung des Kontos, danach Aufbewahrung der Buchhaltungsbelege für die gesetzlich geltende Dauer

10. Ihre Rechte

Gemäß der DSGVO stehen Ihnen folgende Rechte zu:

Um diese Rechte auszuüben, schreiben Sie uns an die in §14 angegebene Adresse. Wir antworten innerhalb eines Monats. Über das zur Überprüfung Ihrer Identität Erforderliche hinaus wird kein Nachweis von Ihnen verlangt.

11. Sicherheit

Wir setzen geeignete technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen ein, um Ihre Daten vor unbefugtem Zugriff, Änderung, Offenlegung oder Zerstörung zu schützen:

• SSL/TLS-Verschlüsselung für sämtliche Kommunikation
• Sichere Authentifizierung
• Regelmäßige Backups
• Strenge Zugriffskontrolle auf Daten
• Kontinuierliche Sicherheitsüberwachung

12. Internationale Datenübermittlungen

Das Hosting und die Verarbeitung Ihrer schriftlichen Konversationen erfolgen in der Europäischen Union (IONOS in Frankreich, Mistral AI in Frankreich).

Drei Verarbeitungen erfolgen über Dienstleister mit Sitz in den Vereinigten Staaten:

• die Sprachtranskription (OpenAI), wenn Sie das Mikrofon verwenden;
• die Sprachsynthese (Google), um die Antworten laut vorzulesen;
• die Zahlung (Stripe), für Geschäftskunden.

Diese Übermittlungen stützen sich auf die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission und, sofern zutreffend, auf die Zertifizierung der Dienstleister im EU-US Data Privacy Framework. Wenn Sie es vorziehen, dass keine Daten die Europäische Union verlassen, nutzen Sie die Sprachfunktion nicht: Die schriftliche Konversation wird vollständig in Europa verarbeitet.

13. Änderungen

Wir können diese Datenschutzerklärung von Zeit zu Zeit aktualisieren. Das Datum der letzten Aktualisierung ist oben auf dieser Seite angegeben. Wir empfehlen Ihnen, diese Seite regelmäßig zu besuchen, um über unsere Praktiken informiert zu bleiben.

14. Kontakt und Beschwerden