Questions fréquentes

53 questions, mises à jour le 22 août 2026.

Vos données et le RGPD

Où sont hébergées mes données ?

Dans l'Union européenne. Les serveurs sont chez IONOS, et les conversations écrites sont traitées en France par Mistral AI.

Seules les fonctions vocales font appel à des prestataires américains. Elles ne s'activent que si l'utilisateur les déclenche lui-même : utilisé par écrit, le service n'entraîne aucun transfert hors de l'Union.

Mes conversations servent-elles à entraîner votre IA ?

Non. Ni les nôtres, ni celles de nos prestataires. C'est une interdiction contractuelle inscrite dans notre accord de traitement et répercutée sur chacun de nos fournisseurs — pas une intention.

Qui sont vos sous-traitants ?

Ils sont tous publiés, avec ce que fait chacun et où il traite les données : IONOS pour l'hébergement, Mistral AI pour les réponses écrites, Google et OpenAI pour les fonctions vocales, Stripe pour le paiement, mailbox.org pour les courriels de service.

Que se passe-t-il si vous changez de prestataire ?

Nous vous prévenons au moins trente jours à l'avance, par courriel et sur notre page publique. Si le changement ne vous convient pas, vous résiliez sans frais, remboursé au prorata.

Sur quelle base juridique les données sortent-elles de l'Union pour la voix ?

Sur les clauses contractuelles types adoptées par la Commission européenne, complétées d'une analyse d'impact du transfert. Ce sont elles qui encadrent le transfert — pas le consentement de l'utilisateur, qui ne serait pas un fondement valable ici.

Me fournissez-vous un accord de traitement (DPA) ?

Oui, conforme à l'article 28 du RGPD, accepté à la souscription sans négociation préalable. Il couvre les sous-traitants, les transferts, la sécurité, l'assistance aux droits des personnes, la notification des violations et le droit d'audit. C'est le document que votre délégué à la protection des données vous demandera.

Avez-vous un représentant dans l'Union européenne ?

Oui. Ubnbee LLC étant établie hors de l'Union, nous avons désigné un représentant au titre de l'article 27 du RGPD, joignable directement par les personnes concernées et par les autorités de contrôle.

Combien de temps conservez-vous les conversations ?

Les conversations écrites ne sont pas conservées dans nos bases applicatives au-delà de la session. Le flux vocal est transmis pour transcription et n'est pas conservé ; le texte transcrit n'est pas consigné dans nos journaux. Les journaux techniques de sécurité sont gardés douze mois au maximum.

Un de mes clients demande l'effacement de ses données. Comment faire ?

Vous êtes responsable de traitement, c'est donc à vous de répondre — et nous vous en donnons les moyens. Si la demande nous parvient directement, nous ne répondons pas sur le fond et vous la transmettons sous cinq jours ouvrés.

Et en cas de fuite de données ?

Nous vous notifions sous quarante-huit heures après en avoir pris connaissance, avec la nature de l'incident, les catégories et le volume approximatif de données concernées, les conséquences probables et les mesures prises. C'est un engagement contractuel.

Puis-je auditer votre sécurité ?

Oui, une fois par période de douze mois, avec trente jours de préavis, par vous-même ou par un tiers indépendant non concurrent. Plus souvent en cas de demande d'une autorité de contrôle ou après une violation avérée.

Sécurité

Comment mes données sont-elles protégées ?

Les échanges sont chiffrés par TLS. Chaque client dispose d'un espace de données distinct : les contenus d'un client ne sont pas accessibles depuis l'espace d'un autre. L'accès aux systèmes de production est restreint, tracé et authentifié, et les secrets applicatifs sont stockés hors de la racine web.

Un visiteur peut-il faire dire n'importe quoi à mon assistant ?

L'assistant est ancré : il répond à partir de la fiche que vous alimentez, avec pour instruction de ne jamais inventer et de renvoyer vers votre accueil pour toute question qui n'y figure pas. Des limitations de débit protègent par ailleurs les points d'accès contre les usages massifs automatisés.

Le prompt de mon assistant est-il visible par mes visiteurs ?

Non. Les instructions vivent côté serveur, jamais dans la page. Un visiteur qui inspecte le code de votre site ne voit ni vos instructions, ni aucune clé.

Conservez-vous mes coordonnées bancaires ?

Jamais. Le paiement est opéré par Stripe : votre carte est saisie directement chez lui et ne transite pas par nos serveurs.

Ce que fait l'assistant

À quoi sert concrètement un assistant Koaee ?

Il répond à vos visiteurs à votre place, 24 heures sur 24, sur ce que vous lui avez appris : vos horaires, vos prestations, vos tarifs, vos disponibilités. Il renseigne, oriente, et passe la main quand la question sort de son périmètre.

Sur quoi répond-il exactement ?

Sur les informations que vous lui fournissez. Il ne va pas les chercher ailleurs et ne les invente pas. Une question hors de sa fiche donne lieu à un renvoi vers votre contact, pas à une réponse approximative.

Peut-il se tromper ?

Une réponse générée automatiquement peut comporter des inexactitudes, et nous préférons l'écrire que le taire. L'assistant ne remplace ni un conseil médical, ni juridique, ni financier. Il vous appartient de vérifier que les informations que vous lui confiez sont exactes et à jour.

Le visiteur sait-il qu'il parle à une intelligence artificielle ?

Oui, et c'est affiché. L'article 50 du règlement européen sur l'intelligence artificielle l'impose, et l'assistant le déclare de lui-même. Vous n'avez rien à ajouter sur votre site pour être en règle sur ce point.

Peut-il prendre des réservations ou des commandes ?

Il mène la conversation jusqu'au bout — il collecte ce qu'il faut, puis oriente vers votre outil de réservation ou de commande. Il ne se substitue pas à votre système existant.

Parle-t-il à voix haute ?

Oui, si votre visiteur l'active. Il peut lire ses réponses et comprendre ce qu'on lui dit. C'est un geste explicite du visiteur : rien n'est écouté sans son action.

Fonctionne-t-il sur mobile ?

Oui, sur téléphone comme sur ordinateur.

Puis-je le personnaliser à mes couleurs ?

Oui — logo et couleurs. L'assistant porte votre marque, pas la nôtre.

Puis-je avoir plusieurs assistants ?

Oui, selon votre formule. C'est utile si vous exploitez plusieurs établissements ou plusieurs marques.

Mise en place

Faut-il des compétences techniques ?

Non. Vous n'installez rien et ne configurez rien vous-même.

Que devez-vous me fournir pour démarrer ?

Vos informations pratiques — horaires, prestations, tarifs — et vos documents si vous en avez. Le reste est fait pour vous.

Comment l'intègre-t-on à mon site ?

Par une ligne à insérer dans vos pages. Si vous ne savez pas où la mettre, nous le faisons avec vous.

Puis-je modifier ce qu'il dit après coup ?

Oui, depuis votre espace, à tout moment. Vos modifications s'appliquent sans intervention de notre part.

Langues

En combien de langues répond-il ?

Quinze. Il détecte la langue de votre visiteur et lui répond dans celle-ci, sans que vous ayez à configurer quoi que ce soit.

Lesquelles, précisément ?

Français, anglais, espagnol, allemand, italien, néerlandais, portugais, arabe, hébreu, hindi, japonais, coréen, russe, thaï et vietnamien.

Dois-je traduire mes informations moi-même ?

Non. Vous renseignez vos informations dans votre langue ; l'assistant répond dans celle du visiteur.

Et si un visiteur écrit dans une langue non prise en charge ?

Il est orienté vers votre contact plutôt que de recevoir une réponse approximative.

L'abonnement

Comment sont comptées les conversations ?

Une conversation est une session d'échange avec un visiteur, quel que soit le nombre de messages qu'elle contient. Les formules incluent 1 000, 5 000 ou 12 000 conversations par mois.

Que se passe-t-il si je dépasse mon quota ?

Le service continue : vos visiteurs ne sont jamais bloqués. Les conversations supplémentaires sont facturées 0,04 €, 0,03 € ou 0,02 € l'unité selon votre formule, et apparaissent sur l'échéance suivante.

Les conversations non utilisées se reportent-elles ?

Non, le compteur repart à zéro chaque mois civil.

Suis-je engagé ?

L'abonnement mensuel est sans engagement : vous y mettez fin quand vous voulez, effet à la fin du mois en cours. L'abonnement annuel, qui vous fait économiser 20 %, vous engage pour douze mois.

Comment résilier ?

Depuis votre espace client, ou par un simple courriel à support@koaee.ai. Aucune justification n'est demandée.

Puis-je changer d'avis après avoir souscrit ?

Oui. Vous disposez de quatorze jours pour renoncer, sans motif ni pénalité, remboursé sous quatorze jours.

Puis-je changer de formule en cours de route ?

Oui, depuis votre espace client.

Les prix affichés sont-ils définitifs ?

Le prix applicable est celui affiché au moment de votre souscription. Toute modification vous est notifiée au moins trente jours avant sa prise d'effet ; si elle ne vous convient pas, vous résiliez sans frais avant qu'elle s'applique.

Y a-t-il des frais d'installation ?

Non.

Comment suis-je facturé ?

À chaque échéance, par Stripe. Vos factures sont disponibles dans votre espace client.

Que se passe-t-il si un paiement échoue ?

Vous en êtes informé et disposez de sept jours pour régulariser. Passé ce délai, l'accès peut être suspendu — sans que cela vous dispense des sommes dues.

Que deviennent mes données si je résilie ?

Vous disposez de trente jours pour les récupérer depuis votre espace, dans un format ouvert. Passé ce délai elles sont supprimées, copies comprises, sauf obligation légale de conservation. Nous en délivrons une attestation écrite sur demande.

Support

Comment vous joindre ?

Par courriel, à support@koaee.ai.

Sous quel délai répondez-vous ?

Pour la formule Business, nous nous engageons à une première réponse sous vingt-quatre heures ouvrées (du lundi au vendredi, 9 h – 18 h, heure de Paris, hors jours fériés français). Cet engagement porte sur la première réponse, non sur le délai de résolution.

Le support est-il en français ?

Oui.

Que se passe-t-il en cas de panne ?

Nous mettons en œuvre les moyens raisonnables pour assurer la disponibilité du service, sans garantir un fonctionnement ininterrompu. Les maintenances prévisibles sont annoncées et conduites hors heures ouvrées autant que possible.

Secteurs

Mon métier n'est pas dans votre liste. Est-ce un problème ?

Non. L'assistant apprend votre activité à partir de ce que vous lui donnez ; les pages sectorielles sont des illustrations, pas des limites.

Est-ce adapté à une mairie ou à une collectivité ?

Oui, et c'est un usage pour lequel nous avons pensé l'accessibilité. L'assistant renseigne sur les horaires, les démarches et les pièces à fournir, sans traiter la moindre donnée sensible.

Et pour un professionnel de santé ?

L'assistant renseigne sur le pratique — horaires, accès, prise de contact — et ne traite aucune donnée médicale. Il n'établit aucun diagnostic et ne donne aucun conseil de santé.

Puis-je m'en servir pour qualifier des prospects B2B ?

Oui : il renseigne, collecte ce qui vous est utile, et vous transmet la demande.

Peut-il gérer plusieurs établissements ?

Oui, chacun avec ses propres informations.