Privacybeleid

Laatst bijgewerkt: 2 augustus 2026

1. Inleiding en verwerkingsverantwoordelijke

Dit beleid legt uit welke gegevens wij verwerken, voor welke doeleinden, met welke dienstverleners en gedurende welke periode, in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

De uitgever van de Koaee-dienst is Ubnbee LLC, een vennootschap met beperkte aansprakelijkheid naar het recht van de staat Delaware (Verenigde Staten).

1.1 Twee onderscheiden rollen, niet te verwarren

Afhankelijk van de betrokken verwerking neemt Ubnbee LLC niet dezelfde positie in, en is uw aanspreekpunt niet hetzelfde:

• Wij zijn verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens van onze eigen bezoekers en klanten: navigatie op koaee.ai, openbare demonstraties, accountaanmaak, facturatie, contact met onze support. Wij bepalen waarom en hoe deze gegevens worden verwerkt, en het is aan ons dat u uw verzoeken richt.
• Wij zijn verwerker voor de gegevens die worden verwerkt door een assistent die bij een klant is geïnstalleerd — de gesprekken van diens eigen bezoekers. De klant bepaalt het doel en de middelen; wij handelen enkel op zijn gedocumenteerde instructies, in het kader van een met hem gesloten verwerkersovereenkomst. Als u bezoeker bent van de website van een klant van Koaee, dan is het aan die klant dat u uw verzoeken om inzage, rectificatie of wissing moet richten: wij geven ze aan hem door zonder er zelf op te antwoorden.

Dit onderscheid is geen formaliteit: het bepaalt wie waarvoor verantwoording aflegt tegenover u en tegenover de autoriteiten. Dit beleid beschrijft de verwerkingen waarvoor wij verantwoordelijke zijn. Die waarbij wij verwerker zijn worden geregeld door de met de betrokken klant gesloten overeenkomst, en beschreven in het privacybeleid van die klant.

2. Verzamelde gegevens

2.1 Automatisch verzamelde gegevens

• IP-adres
• Type en versie van de browser
• Besturingssysteem
• Bezochte pagina's en bezoekduur
• Datum en tijd van toegang
• Verwijzende URL

2.2 Vrijwillig verstrekte gegevens

• Uw schriftelijke berichten aan de assistent
• Uw stem, uitsluitend als u de microfoon gebruikt (zie §9: de opname wordt verwijderd zodra de verwerking is voltooid)
• Taalvoorkeur
• Contactgegevens die u ons vrijwillig nalaat (contactaanvraag, offerte)
• Account- en factuurgegevens, als u een abonnement afsluit

3. Cookies

De enige gebruikte cookies zijn functioneel:

• Taalvoorkeur (koaee_lang) — onthoudt de taal die u hebt gekozen. Vrijgesteld van toestemming.
• Sessiecookie — uitsluitend in de klantenomgeving, na inloggen, om u geauthenticeerd te houden. Deze verdwijnt zodra de browser wordt gesloten.

Mochten wij ooit een vorm van publieksmeting invoeren, dan zou die worden voorafgegaan door een toestemmingsbanner, en zou deze pagina vooraf worden bijgewerkt.

4. Verwerkers

Wij kunnen de dienst niet alleen leveren. Hier volgt de volledige lijst van dienstverleners die gegevens voor onze rekening verwerken, en wat elk van hen ontvangt:

• IONOS SE (Duitsland, servers in Frankrijk) — hosting. Ontvangt alle gegevens van de dienst.
• Mistral AI SAS (Frankrijk) — taalmodel. Ontvangt de inhoud van uw geschreven gesprekken om het antwoord te genereren. Ontvangt ook de tekst van de antwoorden die worden voorgelezen in het Frans en het Engels (spraaksynthese).
• OpenAI (Verenigde Staten) — spraaktranscriptie, uitsluitend als u de microfoon gebruikt. Ontvangt uw audio-opname.
• Google LLC (Verenigde Staten) — spraaksynthese in andere talen dan het Frans en het Engels. Ontvangt de tekst van de antwoorden die worden voorgelezen.
• Stripe Payments Europe Ltd (Ierland) en Stripe, Inc. (Verenigde Staten) — betaling. Ontvangt uw factuurgegevens; wij zien nooit uw kaartnummer.
• Heinlein Support GmbH / mailbox.org (Duitsland) — e-maildienst. Ontvangt de met ons uitgewisselde e-mails.
• DeepL SE (Duitsland) — vertaling van de content van onze zakelijke klanten. Ontvangt geen enkel bezoekersgegeven.

Elk van hen is gebonden door een verwerkersovereenkomst (DPA). Deze lijst wordt actueel gehouden: als we van dienstverlener veranderen, verandert deze pagina mee.

5. Bronnen die door uw browser worden geladen

Sommige pagina's laden lettertypen, iconen of afbeeldingen van servers van derden. Louter door het weergeven van de pagina ontvangen deze derden uw IP-adres en het type van uw browser:

• Google Fonts (Google LLC, Verenigde Staten) — lettertypen
• cdnjs (Cloudflare, Inc., Verenigde Staten) — iconenbibliotheek
• jsDelivr — lay-outbibliotheek
• Unsplash (Verenigde Staten) — bepaalde illustraties op onze demopagina's

Deze bronnen plaatsen geen enkele cookie en dienen van onze kant voor geen enkele tracking. We werken eraan om ze zelf te hosten om deze verbindingen te verwijderen.

6. Doel van de Verwerking

We gebruiken uw gegevens om:

• Uw vragen te beantwoorden via de gespreksassistent
• Uw stem te transcriberen, als u ervoor kiest om te spreken in plaats van te typen
• Uw contactaanvraag of uw bestelling te verwerken
• De veiligheid van de dienst te waarborgen en misbruik te voorkomen (snelheidsbeperking, anti-robot)
• Onze wettelijke en boekhoudkundige verplichtingen na te komen

7. Rechtsgrond van de Verwerking

We verwerken uw gegevens op de volgende rechtsgronden:

• Uitvoering van een overeenkomst: om de dienst te leveren die u aanvraagt (antwoorden, uw stem transcriberen, een bestelling verwerken)
• Gerechtvaardigd belang: voor de veiligheid van de dienst en het voorkomen van misbruik
• Toestemming: voor het gebruik van de microfoon, dat u zelf activeert en op elk moment kunt stopzetten
• Wettelijke verplichtingen: voor facturering en boekhouding

8. Delen van Gegevens

Uw gegevens worden uitsluitend gedeeld met de in §4 vermelde verwerkers, en enkel voor zover nodig voor de uitvoering van de dienst. Er is geen andere ontvanger.

We verkopen uw persoonsgegevens nooit en we geven ze aan geen enkele derde door voor reclamedoeleinden. Elke verwerker is gebonden door een verwerkers- overeenkomst die hem verbiedt uw gegevens voor eigen rekening te gebruiken.

We kunnen verplicht worden gegevens te verstrekken op vordering van een bevoegde gerechtelijke autoriteit.

9. Bewaartermijn

• Audio-opnamen: verwijderd aan het einde van de aanvraag
• Geschreven gesprekken: niet bewaard in onze applicatiedatabases na de lopende sessie
• Technische logbestanden (tijdstempel, IP-adres, antwoordcode): maximaal 12 maanden
• Functionele cookies: maximaal 13 maanden voor de taalvoorkeur, de duur van de sessie voor de aanmeldingscookie
• Account- en facturatiegegevens: tot de verwijdering van het account, daarna bewaring van de boekhoudkundige stukken gedurende de toepasselijke wettelijke termijn

10. Uw Rechten

Conform de AVG beschikt u over de volgende rechten:

Om deze rechten uit te oefenen, schrijft u ons op het adres vermeld in §14. Wij antwoorden binnen een termijn van één maand. Er wordt geen verantwoording van u gevraagd verder dan wat nodig is om uw identiteit te verifiëren.

11. Beveiliging

Wij treffen passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen om uw gegevens te beschermen tegen ongeoorloofde toegang, wijziging, openbaarmaking of vernietiging:

• SSL/TLS-versleuteling voor alle communicatie
• Beveiligde authenticatie
• Regelmatige back-ups
• Strikte toegangscontrole tot de gegevens
• Continue beveiligingsbewaking

12. Internationale doorgiften

Het hosten en verwerken van uw geschreven gesprekken vindt plaats binnen de Europese Unie (IONOS in Frankrijk, Mistral AI in Frankrijk).

Drie verwerkingen betrekken dienstverleners die in de Verenigde Staten zijn gevestigd:

• de spraaktranscriptie (OpenAI), als u de microfoon gebruikt;
• de spraaksynthese (Google), om de antwoorden hardop voor te lezen;
• de betaling (Stripe), voor zakelijke klanten.

Deze doorgiften steunen op de modelcontractbepalingen van de Europese Commissie en, in voorkomend geval, op de certificering van de dienstverleners onder het EU-US Data Privacy Framework. Als u liever heeft dat er geen gegevens de Europese Unie verlaten, gebruik dan de spraakfunctie niet: het geschreven gesprek blijft volledig in Europa verwerkt.

13. Wijzigingen

Wij kunnen dit privacybeleid van tijd tot tijd bijwerken. De datum van de laatste update staat bovenaan deze pagina vermeld. Wij raden u aan deze pagina regelmatig te raadplegen om op de hoogte te blijven van onze werkwijzen.

14. Contact en klachten