Domande frequenti

53 domande, aggiornate il 22 agosto 2026.

I tuoi dati e il GDPR

Dove sono ospitati i miei dati?

Nell'Unione europea. I server sono presso IONOS e le conversazioni scritte vengono elaborate in Francia da Mistral AI.

Solo le funzioni vocali si avvalgono di fornitori statunitensi. Si attivano unicamente se è l'utente stesso ad avviarle: utilizzato per iscritto, il servizio non comporta alcun trasferimento al di fuori dell'Unione.

Le mie conversazioni servono ad addestrare la vostra IA?

No. Né le nostre, né quelle dei nostri fornitori. È un divieto contrattuale sancito dal nostro accordo sul trattamento e riportato a ciascuno dei nostri fornitori — non una semplice intenzione.

Chi sono i vostri responsabili del trattamento?

Sono tutti pubblicati, con l'indicazione di cosa fa ciascuno e dove tratta i dati: IONOS per l'hosting, Mistral AI per le risposte scritte, Google e OpenAI per le funzioni vocali, Stripe per il pagamento, mailbox.org per le e-mail di servizio.

Cosa succede se cambiate fornitore?

Ti avvisiamo con almeno trenta giorni di anticipo, via e-mail e sulla nostra pagina pubblica. Se il cambiamento non ti soddisfa, disdici senza spese, con rimborso proporzionale.

Su quale base giuridica i dati escono dall'Unione per la voce?

Sulle clausole contrattuali tipo adottate dalla Commissione europea, integrate da una valutazione d'impatto del trasferimento. Sono queste a disciplinare il trasferimento — non il consenso dell'utente, che qui non costituirebbe un fondamento valido.

Mi fornite un accordo sul trattamento dei dati (DPA)?

Sì, conforme all'articolo 28 del GDPR, accettato al momento della sottoscrizione senza negoziazione preventiva. Copre i responsabili del trattamento, i trasferimenti, la sicurezza, l'assistenza per i diritti degli interessati, la notifica delle violazioni e il diritto di audit. È il documento che ti chiederà il tuo responsabile della protezione dei dati.

Avete un rappresentante nell'Unione europea?

Sì. Poiché Ubnbee LLC ha sede al di fuori dell'Unione, abbiamo designato un rappresentante ai sensi dell'articolo 27 del GDPR, raggiungibile direttamente dagli interessati e dalle autorità di controllo.

Per quanto tempo conservate le conversazioni?

Le conversazioni scritte non vengono conservate nei nostri database applicativi oltre la sessione. Il flusso vocale viene trasmesso per la trascrizione e non viene conservato; il testo trascritto non viene registrato nei nostri log. I log tecnici di sicurezza sono conservati per un massimo di dodici mesi.

Un mio cliente chiede la cancellazione dei propri dati. Come faccio?

Sei tu il titolare del trattamento, quindi spetta a te rispondere — e noi te ne diamo gli strumenti. Se la richiesta giunge direttamente a noi, non entriamo nel merito e te la inoltriamo entro cinque giorni lavorativi.

E in caso di violazione dei dati?

Ti notifichiamo entro quarantotto ore dopo esserne venuti a conoscenza, indicando la natura dell'incidente, le categorie e il volume approssimativo dei dati coinvolti, le probabili conseguenze e le misure adottate. È un impegno contrattuale.

Posso sottoporre ad audit la vostra sicurezza?

Sì, una volta ogni dodici mesi, con trenta giorni di preavviso, personalmente o tramite un terzo indipendente non concorrente. Più spesso in caso di richiesta di un'autorità di controllo o dopo una violazione accertata.

Sicurezza

Come sono protetti i miei dati?

Gli scambi sono cifrati tramite TLS. Ogni cliente dispone di uno spazio dati distinto: i contenuti di un cliente non sono accessibili dallo spazio di un altro. L'accesso ai sistemi di produzione è limitato, tracciato e autenticato, e i segreti applicativi sono archiviati al di fuori della radice web.

Un visitatore può far dire qualsiasi cosa al mio assistente?

L'assistente è ancorato: risponde a partire dalla scheda che voi alimentate, con l'istruzione di non inventare mai nulla e di rimandare alla vostra accoglienza per qualsiasi domanda che non vi figuri. Inoltre, limitazioni di frequenza proteggono i punti di accesso da un utilizzo massiccio automatizzato.

Il prompt del mio assistente è visibile ai miei visitatori?

No. Le istruzioni vivono lato server, mai nella pagina. Un visitatore che ispeziona il codice del vostro sito non vede né le vostre istruzioni, né alcuna chiave.

Conservate i miei dati bancari?

Mai. Il pagamento è gestito da Stripe: la vostra carta viene inserita direttamente presso di lui e non transita dai nostri server.

Cosa fa l'assistente

A cosa serve concretamente un assistente Koaee?

Risponde ai vostri visitatori al posto vostro, 24 ore su 24, su ciò che voi gli avete insegnato: i vostri orari, le vostre prestazioni, le vostre tariffe, le vostre disponibilità. Informa, orienta e passa la mano quando la domanda esce dal suo perimetro.

Su cosa risponde esattamente?

Sulle informazioni che voi gli fornite. Non le va a cercare altrove e non le inventa. Una domanda al di fuori della sua scheda dà luogo a un rimando al vostro contatto, non a una risposta approssimativa.

Può sbagliare?

Una risposta generata automaticamente può contenere inesattezze, e preferiamo scriverlo piuttosto che tacerlo. L'assistente non sostituisce né una consulenza medica, né legale, né finanziaria. Spetta a voi verificare che le informazioni che gli affidate siano esatte e aggiornate.

Il visitatore sa che sta parlando con un'intelligenza artificiale?

Sì, ed è indicato. L'articolo 50 del regolamento europeo sull'intelligenza artificiale lo impone, e l'assistente lo dichiara da sé. Non dovete aggiungere nulla sul vostro sito per essere in regola su questo punto.

Può accettare prenotazioni o ordini?

Conduce la conversazione fino in fondo — raccoglie ciò che serve, poi orienta verso il vostro strumento di prenotazione o di ordine. Non si sostituisce al vostro sistema esistente.

Parla ad alta voce?

Sì, se il vostro visitatore lo attiva. Può leggere le sue risposte e comprendere ciò che gli viene detto. È un gesto esplicito del visitatore: nulla viene ascoltato senza una sua azione.

Funziona su mobile?

Sì, su telefono come su computer.

Posso personalizzarlo con i miei colori?

Sì — logo e colori. L'assistente porta il vostro marchio, non il nostro.

Posso avere più assistenti?

Sì, a seconda della vostra formula. È utile se gestite più stabilimenti o più marchi.

Implementazione

Servono competenze tecniche?

No. Non installate nulla e non configurate nulla da soli.

Cosa dovete fornirmi per iniziare?

Le vostre informazioni pratiche — orari, prestazioni, tariffe — e i vostri documenti, se ne avete. Il resto è fatto per voi.

Come lo si integra nel mio sito?

Con una riga da inserire nelle vostre pagine. Se non sapete dove metterla, lo facciamo insieme a voi.

Posso modificare ciò che dice in un secondo momento?

Sì, dal vostro spazio, in qualsiasi momento. Le vostre modifiche si applicano senza alcun intervento da parte nostra.

Lingue

In quante lingue risponde?

Quindici. Rileva la lingua del vostro visitatore e gli risponde in quella, senza che dobbiate configurare alcunché.

Quali, precisamente?

Francese, inglese, spagnolo, tedesco, italiano, olandese, portoghese, arabo, ebraico, hindi, giapponese, coreano, russo, thailandese e vietnamita.

Devo tradurre io stesso le mie informazioni?

No. Lei inserisce le sue informazioni nella sua lingua; l'assistente risponde in quella del visitatore.

E se un visitatore scrive in una lingua non supportata?

Viene indirizzato al suo contatto anziché ricevere una risposta approssimativa.

L'abbonamento

Come vengono conteggiate le conversazioni?

Una conversazione è una sessione di scambio con un visitatore, indipendentemente dal numero di messaggi che contiene. I piani includono 1 000, 5 000 o 12 000 conversazioni al mese.

Cosa succede se supero la mia quota?

Il servizio continua: i suoi visitatori non vengono mai bloccati. Le conversazioni supplementari sono fatturate 0,04 €, 0,03 € o 0,02 € l'una a seconda del suo piano, e compaiono sulla scadenza successiva.

Le conversazioni non utilizzate vengono riportate?

No, il contatore riparte da zero ogni mese solare.

Sono vincolato?

L'abbonamento mensile è senza vincolo: può disdirlo quando vuole, con effetto alla fine del mese in corso. L'abbonamento annuale, che le fa risparmiare il 20 %, la vincola per dodici mesi.

Come disdire?

Dalla sua area clienti, oppure con una semplice e-mail a support@koaee.ai. Non è richiesta alcuna motivazione.

Posso cambiare idea dopo aver sottoscritto?

Sì. Ha quattordici giorni per recedere, senza motivo né penale, con rimborso entro quattordici giorni.

Posso cambiare piano lungo il percorso?

Sì, dalla sua area clienti.

I prezzi indicati sono definitivi?

Il prezzo applicabile è quello indicato al momento della sottoscrizione. Qualsiasi modifica le viene notificata almeno trenta giorni prima della sua entrata in vigore; se non le va bene, disdice senza spese prima che si applichi.

Ci sono costi di installazione?

No.

Come vengo fatturato?

A ogni scadenza, tramite Stripe. Le sue fatture sono disponibili nella sua area clienti.

Cosa succede se un pagamento fallisce?

Ne viene informato e ha sette giorni per regolarizzare. Trascorso questo termine, l'accesso può essere sospeso — senza che ciò la esenti dagli importi dovuti.

Cosa ne è dei miei dati se disdico?

Ha trenta giorni per recuperarli dalla sua area, in un formato aperto. Trascorso questo termine vengono eliminati, copie comprese, salvo obbligo legale di conservazione. Ne rilasciamo un'attestazione scritta su richiesta.

Assistenza

Come contattarvi?

Via e-mail, a support@koaee.ai.

Entro quanto tempo rispondete?

Per il piano Business, ci impegniamo a una prima risposta entro ventiquattro ore lavorative (dal lunedì al venerdì, 9:00 – 18:00, ora di Parigi, esclusi i giorni festivi francesi). Questo impegno riguarda la prima risposta, non il tempo di risoluzione.

L'assistenza è in italiano?

Sì.

Cosa succede in caso di guasto?

Mettiamo in atto i mezzi ragionevoli per garantire la disponibilità del servizio, senza garantire un funzionamento ininterrotto. Le manutenzioni prevedibili vengono annunciate e condotte fuori dagli orari lavorativi per quanto possibile.

Settori

La mia attività non è nel vostro elenco. È un problema?

No. L'assistente apprende la sua attività a partire da ciò che gli fornisce; le pagine settoriali sono esempi, non limiti.

È adatto a un comune o a un ente locale?

Sì, ed è un utilizzo per il quale abbiamo pensato all'accessibilità. L'assistente fornisce informazioni su orari, procedure e documenti da presentare, senza trattare alcun dato sensibile.

E per un professionista sanitario?

L'assistente fornisce informazioni pratiche — orari, accesso, come mettersi in contatto — e non tratta alcun dato medico. Non formula diagnosi e non fornisce consigli sanitari.

Posso usarlo per qualificare prospect B2B?

Sì: fornisce informazioni, raccoglie ciò che ti è utile e ti trasmette la richiesta.

Può gestire più sedi?

Sì, ciascuna con le proprie informazioni.